Indeksowania automatycznie wydobywanie danych ze zbioru danego dokumentu lub tekstu zewnętrznego służyć dać pełne dane takie same. Te dane mogą pochodzić z tekstu, a nawet obrazu i dźwięku. Proces ten realizowany jest przez program komputerowy, który dobiera elementy według szeregu wcześniej ustalonych parametrów. Ten proces to nic innego jak klasyfikacja ze słowami kluczowymi lub kluczowymi elementami, które ułatwiają wyszukiwanie wśród dużej grupy podobnych.
Automatyczne indeksowanie jest powszechne w organizacjach, które wykonują prace między działami zasobów ludzkich a administracją. Duże ilości informacji muszą być klasyfikowane i klasyfikowane w uporządkowanych seriach, tak aby ich lokalizacja była dokładna zarówno dla tego, który tego potrzebuje, jak i dla tego, który utrzymuje system. Przechowywania danych ma kluczowe znaczenie dla każdej organizacji, nie tylko utrzymać historyczną, ale mieć rozszerzoną obsługę zabezpieczeń, aby zapewnić, że treść dokumentów są prawdziwe i że w przypadku zaginięcia nie ma kopii zapasowej w celu sprawdzenia go.
Indeksatory konwertują kontrolowany język (deskryptory i nagłówki tematów) po wyszukaniu i znalezieniu ich odpowiedników w językach indeksowania (tezaurus, lista nagłówków tematów lub lista deskryptorów alfabetycznych). W ten sposób te deskryptory lub nagłówki tematów są używane do przechowywania tych dokumentów w bazach danych lub katalogach, a także do wyszukiwania w celu późniejszego wyszukania. Dlatego głównym celem indeksowania jest przechowywanie i wyszukiwanie informacji.
