Indeksowanie jest rozumiane jako proces szczegółowego opisu treści pisma lub dokumentu, głównie wyodrębnienia słów kluczowych, które odpowiednio reprezentują tekst. Jego głównym zastosowaniem jest pobieranie lub przeszukiwanie plików w systemie wyszukiwania, organizacji lub magazynie w celu skrócenia czasu wyszukiwania i rozpowszechniania. Jest moderowany zgodnie z normą ISO 5963, wprowadzoną w 1985 roku. W szczególności opracowano rodzaj indeksu, który pomaga każdemu dokumentowi, który zawiera nie tylko słowa o dużym znaczeniu w treści, ale także podsumowania że awarialub analiza tematu. Podobnie podlega polityce, która może różnić się w zależności od instytucji, która go zatrudnia, chociaż są one zawsze przedstawiane w specjalnych podręcznikach dla nich.
Podobnie jak w przypadku wielu procesów, w tym klasyfikacji i analizy dokumentów, składa się z kilku etapów, podczas których dokładnie zapoznaje się z zagadnieniem zawartym w dokumencie; wybrać najważniejsze punkty w temacie; rozbić wybrane pojęcia za pomocą określonych słów lub umieścić je pod kontrolowanym słownikiem; na koniec ustala się powiązania między terminami ostatecznie wyodrębnionymi z tekstu. Dlatego indeksowanie swobodne jest procesem, w którym prezentowane jest podsumowanie z kluczowymi pojęciami dokumentu, z tą różnicą, że to na etapie umieszczania go pod słownikiem kontrolowanym nie jest używane, ale słowa są proponowane przez podmiot, który wykonuje czynność lub są pobierane bezpośrednio z dokumentu.
