Jest to po prostu projekt faktury, który jest wysyłany do kupującego z określonymi szczegółami, które zostaną później zawarte w oryginalnej fakturze w celu poinformowania o szczegółach i oczekiwania na ich zatwierdzenie. Faktura proforma nie jest zwykłym dokumentem, ale oświadczeniem o zobowiązaniu sprzedawcy do promowania określonych towarów lub usług wśród kupującego.
W przeciwieństwie do najbardziej znanych, faktury te nie są rejestrowane jako wierzytelności sprzedawcy ani nie są rejestrowane jako zobowiązania, to znaczy nie są częścią księgowości przedsiębiorstwa jako takiego. Zasadniczo pełni rolę oferty handlowej lub, jeśli ma to zastosowanie, projektu faktury, będącej umową między kupującym a sprzedającym, która jest ustalana jako zobowiązanie między nimi przed zawarciem ostatecznej transakcji.
Innym zastosowaniem tej faktury na poziomie handlowym jest kupon, który określa operację, która nie została jeszcze zakończona, ponieważ klient nie otrzymał towaru ani nie zapłacił za niego. Aby wyszczególnić różnicę w stosunku do zwykłej faktury, proforma wyjaśnia, co to jest w tym samym dokumencie, oprócz posiadania innej serii numerycznej lub po prostu nie jest numerowana i nie można jej zastąpić zwykłą. W obszarze prawa faktura ta służy jako ostatnie zdanie, aby umożliwić rozwój procesu prawnego. Ze swojej strony w handlu międzynarodowym faktura ta musi zostać dostarczona do urzędu celnego, gdy rzeczywista nie jest dostępna w momencie wysyłki.
W przypadku lingwistyki istnieją dwie ustalone grupy, którymi są:
- Pronominal proforma: jest najbardziej znana, służy do podania frazy rzeczownikowej lub określającej, jeśli ma to zastosowanie.
- Nie zaimkowa proforma: w naszym języku takie pojęcie nie istnieje, ale jest używane we włoskim, francuskim lub katalońskim. Funkcją tego jest zastąpienie wyrażenia przyimkowego, w zależności od języka, może on mieć różnice i cechy szczególne.
Te dane mają być przesyłane w wymienionej faktury są następujące:
- Data.
- Nazwy.
- Powody biznesowe sprzedającego-kupującego.
- Dokładne oznaczenie i ilość towaru.
- Cena jednostkowa i ilość towaru.
- Forma i warunki płatności.
- Rodzaj opakowania.
- Warunki dostawy towaru.
- Nie jest wymagany żaden autoryzowany podpis.
- Dane te można umieścić na fakturze handlowej po potwierdzeniu zamówienia przez kupującego.
