Baza danych jest zbiorem pewnej ilości klastrów informacyjnych, które są powiązane ze sobą, aby określić stopień rozbudowy bazy danych, należy zdawać sobie sprawę z tego, co jest podawane w tej bazie danych. Dane zawarte w bazie danych są wystarczające do przeprowadzenia badań statystycznych, zwykle robi się to w celu syntezy pracy administracyjnej, gdy wprowadzanie informacji i plików danych jest stałe. Organizacja danych należących do systemu musi mieć porządek, który umożliwia szybkie zlokalizowanie określonych danych.
Bazy danych lub systemy informacyjne są przedstawiane w historii jako duże przestrzenie przeznaczone do przechowywania informacji w dużych ilościach tego samego typu lub przedmiotu. W starożytności, w instytucjach, w których przechowywane są stałe informacje, takich jak organizacje imigracyjne i cudzoziemskie, uniwersytety, ministerstwa publiczne i służby identyfikacyjne, trzymają foldery z informacjami o ludziach na dużych półkach ustawionych na szynach, aby zagęścić korytarze, a tym samym zaoszczędzić przestrzeni, nawet te mechanizmy są nadal zachowane w niektórych instytucjach publicznych w obawie przed oszustwami lub problemami spowodowanymi technologicznymi bazami danych w Internecie.
Te skomputeryzowane bazy danych mają tę zaletę, że syntetyzują przestrzeń zajmowaną przez fizyczną bazę danych, ponieważ jest to ograniczone do miejsca w lokalnej sieci danych cyfrowych lub przestrzeni internetowej przeznaczonej do ochrony tych plików, lepiej znanej jako chmura. danych. Te bazy danych mają nieskończone możliwości, jeśli jest to baza internetowa (chmura), może być dostępna z dowolnego urządzenia z internetem, obecnie istnieją aplikacje na urządzenia mobilne, takie jak smartfonAby otworzyć te chmury, dodatkowo zapewniają właścicielowi pewien system bezpieczeństwa, dzięki któremu będą bezpieczne, od kodów dostępu, po pytania bezpieczeństwa i stały monitoring w przypadku nieudanych prób dostępu. Bazy danych są niezbędne w każdej organizacji, która stale mobilizuje informacje o tym samym charakterze, a ich troska i porządek pozwala na zachowanie jakości administracyjnej instytucji.
