Termin Memorandum ma pochodzenie łacińskie i po przetłumaczeniu na język hiszpański oznacza „coś, o czym należy pamiętać”. Z tego powodu użycie pojęcia dopuszcza kilka zastosowań. Można więc powiedzieć, że memorandum jest w swojej podstawowej akceptacji rodzajem raportu adresowanego do osoby lub ich grupy, w którym wyrażone jest coś, co w danej sprawie należy wziąć pod uwagę. Z drugiej strony można go również zdefiniować jako notatnik lub notatnik, w którym zapisywane są rzeczy, które dana osoba musi zapamiętać w przyszłości. W memorandum można wskazać różne rodzaje informacji, takie jak przekazanie niektórych informacji z ostatniej chwili, specjalne żądanie itp.
W świecie dyplomatycznym memorandum odnosi się do komunikatu mniej dobitnego niż wspomnienie i notatka, w którym podsumowano szereg wydarzeń i powodów, które należy wziąć pod uwagę w sprawach o większym znaczeniu. Memoranda dyplomatyczne generalnie nie są podpisywane przez redaktora. Należy zauważyć, że URE wyjaśnia również, że memorandum może odnosić się do notatki wysyłanej ręcznie do osoby w tej samej firmie lub organizacji. Pomimo faktu, że właściwym słowem jest memorandum, w dzisiejszych czasach ludzie często zastępują memorandum, wyprowadzenie liczby mnogiej oryginalnego słowa.
Memorandum składa się z szeregu stałych elementów, w których należy umieścić bardzo istotne dane i dzięki nim można je odróżnić od innych tekstów informacyjnych i komunikacyjnych. Wśród tych elementów można wymienić te najważniejsze, takie jak: strona, data, do kogo jest adresowana, temat, treść tekstu, pożegnanie, podpis, kopia dla nadawcy i ewentualnie stopka.
Należy zauważyć, że memoranda nie zawierają akapitu końcowego, ponieważ informacje są po prostu przesyłane i zamykane podpisem i pieczęcią. Jednak język użyty do napisania memorandum musi być formalny, aby wyrażał szacunek i przywoływał wagę sprawy, która ma być zakomunikowana i przekazana.
