Zgodnie z jego etymologią, termin ten pochodzi od imiesłowu w liczbie mnogiej łacińskiego czasownika „Agere” (robić) i odnosi się do „Akty” . Nazywa się to dokumentem Acta dla każdego, który został sporządzony podczas spotkania lub zgromadzenia i który jest napisany przez kogoś, kto był na tym spotkaniu i który zawiera wszystkie konwencje i traktaty w ramach tych samych wniosków.
Sporządzenie protokołu pozwala zachować ważność odbywanego spotkania, a jeśli zajdzie taka potrzeba, może służyć jako dowód, czy jest jakiś problem.
Rekord może opisywać wszystko, co zostało powiedziane na spotkaniu, wyniki konkursów, wyborów itp., A także oceny uczniów, wyniki loterii, uroczystości weselnej, między innymi. Protokół powinien zazwyczaj zawsze zawierać datę, miejsce i czas jego sporządzenia, oprócz krótkiego podania powodu jego sporządzenia. Na ogół są one przechowywane lub rejestrowane w księdze protokołów, w której znajdują się wszystkie protokoły sporządzone w danym okresie i chronologicznie, biorąc pod uwagę, że wszystkie strony muszą być ponumerowane, aby zachować porządek.
Po zakończeniu spotkania i sporządzeniu protokołu wszyscy uczestnicy wyrażają zgodę na wszystko zawarte w protokole i przystępują do jego podpisania, każdy z uczestników musi podpisać, pozostawiając tym samym potwierdzenie swojej interwencji i akceptacji wszystkiego, co na nim napisano.
